Replican o emulan tareas que hoy hace el empleado humano sentado frente a la misma computadora; la consultora EY asesora a las empresas para adoptar estos procesos que incrementan la eficiencia

Los robots de software comenzaron a incorporarse en Uruguay

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Nº1951 - al de Enero de 2018

Recibe un mail, baja un adjunto a la computadora, lo abre, lee la información, entra al portal de pagos de proveedores que usa la empresa, carga la información que leyó, define moneda y escribe el correo electrónico a alguien pidiendo que lo apruebe con la copia del hipervínculo en el mensaje.

“Perfectamente es posible imaginar a la persona que hacía eso”; lo hacía, porque ahora lo hace un robot, comentó a Búsqueda Ernesto Scayola, director ejecutivo de Advisory en EY, Ernst & Young Uruguay, como ejemplo de cómo se están utilizando hoy robots de software en las empresas.

Es un proceso en ciernes en el país; hay algunas empresas y una cadena de supermercados que han comenzado a explorar incorporarlos a la gestión diaria.

¿Los beneficios? Es una tecnología no invasiva, permite precisión, hacer lo mismo de una misma manera siempre sin cometer errores, brinda mayor productividad, tiene cortos tiempos de implementación y un rápido retorno de la inversión en un plazo menor a un año.

A continuación un resumen de la entrevista con Scayola sobre el tema.

—Hablar de robótica en las empresas es hablar de automatización. ¿A qué se refiere el término robot de software

—El robot de software no es un robot que te ayuda a hacer las tareas de la casa ni un robot con un brazo que ensambla autos. El software se puede instalar en un notebook. En estas fases iniciales de desarrollo replica o emula tareas que hoy hace el empleado humano sentado frente a la misma computadora. 

Hay distintas marcas y cada una tiene sus ventajas y desventajas. Si un empleado puede, desde su computadora, hacer ciertas cosas, el robot de software las puede repetir. ¿Qué no puede hacer por ahora? Tomar decisiones que impliquen un cierto juicio. Sí puede seguir reglas. Puede escribir un mail, conectarse a una página web, descargar un archivo de la página, leer ese archivo y cargarlo en un sistema contable al cual se tiene acceso desde la computadora. Esa es la funcionalidad actual y básica de los robots de software

—¿Qué se espera de su desarrollo en los próximos años?

—Va hacia instancias donde ya no solo reproduzcan reglas, sino que aprendan. Hoy lo que se puede implementar relativamente rápido para las empresas es el emular actividades que desarrolla una persona con un robot de software

—¿Por qué necesitan estos robots las empresas? 

—Para mejorar productividad, reducir costos, enfocar sus recursos humanos a tareas más analíticas que aporten valor. Las tareas que típicamente son robotizables son las de alto volumen de información, repetibles y que no aportan valor. 

Estamos trabajando con una empresa que consolida varios supermercados. Lo que hace el robot es conectarse a la página de UTE, baja la factura del supermercado uno, la lee y la contabiliza en el centro de costos. Después va al supermercado dos, tres cuatro, y así con todos los locales. Después el agua. Es una tarea que lleva muchísimo tiempo, no aporta ningún valor y es importante que se haga bien y de manera oportuna. Se puede hacer a las tres de la mañana. La persona que antes hacía esa tarea puede tener una función más analítica. Esa es la fuerza del robot RPA (Robotic Process Automation), que son estos robots de software

—¿Cómo trabaja EY el tema de la robótica?

—Apuntamos a asesorar a las empresas, ayudarlas a lo largo de todo el camino de incorporar robotics en sus procesos. No vendemos licencias, eso lo hacen los proveedores. Yo ayudo a ver cuál puede ser la mejor para cada empresa y a que la implemente. 

—¿Por qué una empresa puede necesitar una consultoría para elegir e incorporar este software?

—Algunas de las soluciones buscan ser amigables. Muchos de estos sistemas están pensados para ser manejados por usuarios, no como un sistema desarrollado para un perfil más informático, esto es más para analistas del negocio. 

Las empresas nos piden apoyo para plantear el caso de negocio y evaluar qué procesos podrían dar mayores ganancias. Estudiamos distintos procesos de la empresa y revisamos cómo se hace y en función de eso determinamos si, por ejemplo, el proceso de pago a proveedores se puede robotizar y en qué porcentaje. El empresario necesita un empleado cuatro horas para hacer la tarea, pero la podría hacer un robot a las tres de la mañana y en una hora. Gana las horas de esa persona, en eficiencia, y el robot no se cansa, no se enferma.

Ayudamos a las empresas a definir la estrategia, a elegir los procesos a robotizar, a priorizarlos y en el desarrollo del robot o de un piloto para que la firma vea el beneficio. Cuando una empresa ve lo que puede hacer en un área, después caen los pedidos de las demás áreas que dicen: “Yo también”. 

Comienzan implementando un robot, una licencia. Compras 24 horas del robot y trabaja de manera secuencial. Puede trabajar de 2 AM a 3 AM en un proceso de recursos humanos, después de 3 AM a 7 AM en un proceso de conciliación contable, y de 7 AM a 9 AM en conciliaciones bancarias. Hay 24 horas, siete días a la semana, para asignarle tareas al robot. Si no alcanza, la empresa necesita un segundo robot; en Estados Unidos, algunas han implementado hasta 500 robots. 

—¿En Uruguay cuál es el mercado? ¿Se han incorporado empresas?

—A fines de 2016 escuché por primera vez a empresas de América Latina hablar del tema; es algo reciente. Durante 2017 hubo varios proyectos en Uruguay en estas etapas iniciales de definir qué procesos, con qué herramienta hacerlo y que están con algún piloto implementado o empezando. No hay una gran madurez. 

—¿Cuál es el costo de implementarlo y en cuánto se amortiza la inversión? 

—Casi todas las estimaciones de estos proyectos hablan de un retorno de la inversión en un plazo menor a un año, incluso meses. ¿Cuánto cuesta? Hay rangos y depende de las licencias que se compren, pero hay desde robots gratis hasta de unos US$ 12.000 o US$ 15.000 por año por robot. En el medio hay de US$ 6.000. El repago es muy bueno. 

En la medida en que se continúa desarrollando, a aprender como organización y se empieza a convivir con los robots, la eficiencia se dispara. Hay una curva de aprendizaje, como todo. La gracia es que funciona con el ecosistema de aplicaciones que usa la empresa, no se está implementando un nuevo sistema contable. Mi empresa utiliza SAP, Excel, mail, los usa sin problema. 

—¿Cuánto tiempo lleva hacerlo?

—Tomar un proceso y hacer un piloto puede llevar cuatro a seis semanas. Cuando les decimos eso a las empresas quedan con la boca abierta, porque los procesos de tecnología pueden llevar meses, años. El trabajo que hay que hacer cuando tenés la herramienta es conocer el proceso, relevarlo 
—ver quién lo hace, cómo lo hace— y parametrizar la herramienta. No necesita que le crees nuevas interfaces. Nosotros, en EY, lo estamos aplicando en procesos de administración y de recursos humanos. 

—¿Es cuestión de tiempo que la incorporación en las empresas en Uruguay empiece a acelerar el ritmo?

—Sí. En la medida que las empresas ven que esto funciona, que ganan eficiencia, productividad, en seguida quieren seguir.  

—Hay algún sector más predispuesto?

—Se puede aplicar a cualquier proceso empresarial. Requiere sí un alto volumen de transacciones. Se da bastante más en procesos de back office de las empresas de pago a proveedores, clientes, y a veces menos en procesos de atención comercial. 

—¿Corren peligro puestos de trabajo en las empresas que implementan estos robots?

—Si bien es cierto que puede sustituir mano de obra humana, las empresas necesitan cada vez más capacidades analíticas. Lo que hay es una transformación en las tareas que realizan las personas que antes se dedicaban a tareas que no cobraban valor y detrás de todo esto hay una gestión del cambio. Saco una tarea rutinaria, pongo un robot a hacerlo y libero a la persona. A las empresas les implica una gestión del cambio y a la persona capacitarse en otras cosas. Ahí esta el tema de formación y educación. Hay que acompañar hacia adentro el cambio. No es sumar y restar personas, por eso la gestión del proyecto es importante. 

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