DaMap ofrece un sistema informático que permite a las empresas automatizar sus procesos de conciliación en minutos y baja costos

REDACCIÓN | Nº 2114 - 11 al 17 de Marzo de 2021

Nº 2114 - 11 al 17 de Marzo de 2021

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Todas las empresas, sin importar su tamaño o rubro, deben llevar adelante tareas de conciliación, fundamentales para validar la coherencia financiera y operativa de una organización. Sin embargo, generalmente estas son llevadas a cabo de forma manual e implican destinar horas de trabajo, tiempo y dinero para ser solucionadas.

Es por eso que cada vez más empresas eligen ir hacia una automatización robótica de procesos (RPA, por sus siglas en inglés), una tecnología que permite automatizar las tareas rutinarias, ahorrando tiempo y mejorando el control de todo el ciclo de gestión de las conciliaciones, ya sean financieras, de ventas, de stock, reservas o de cualquier otro tipo.

Este es el caso de la plataforma DaMap, un sistema informático único en Uruguay que se adapta a todos los sistemas y procesos de las empresas y que permite solucionar problemas complejos de conciliación de una manera ágil, eficiente y potente en cuestión de minutos.

Según explicó Federico Zubía, director de DaMap, la plataforma responde a “un cambio de paradigma”. Es que normalmente cuando una empresa adquiere, por ejemplo, un sistema contable tradicional, debe adaptar todos sus procesos a él. Sin embargo, los RPA logran adaptarse al ambiente, tomando los datos disponibles y alimentándose de los archivos que ya se manejan en la organización.

“Instalar este sistema lleva pocas horas o minutos, porque DaMap toma toda la información que hay en distintos lugares fácilmente y los procesa internamente mediante algoritmos por procesos de inteligencia artificial o machine learning y arroja el resultado”, explicó Zubía. Además, la plataforma permite incorporar paulatinamente mayor conocimiento a sus procesos, agregando nuevos algoritmos para resolver cada vez más problemáticas.

Por lo general, las empresas resuelven las conciliaciones a través de listados o planillas de cálculo, un sistema poco eficiente y auditable y que además está muy limitado en cuanto al volumen de transacciones que permite procesar y la complejidad de las conciliaciones que puede resolver. Incluso se ve afectado por la rotación de personal, algo muy habitual al ser considerada una tarea poco estimulante, al tiempo que el ausentismo también perjudica el normal desempeño de los procesos. Por otro lado, al no ser crítica, muchas empresas postergan la conciliación hasta fin de año, momento en el que recién se detectan las inconsistencias sufridas mucho tiempo antes, comentó.

“Al hacerlo manual, un error puede repercutir en mil cosas. Uno no se imagina lo rudimentarios que son a veces los procedimientos de control y de chequeo; realmente es un tema que está muy en pañales en muchas empresas”, agregó.

DaMap les brinda a las empresas la posibilidad de tener una plataforma hub que centraliza todos los procesos de conciliación entre los diferentes sistemas internos y externos de la organización. De esta forma, permite acelerar la frecuencia de conciliación para una detección temprana de inconsistencias, así como gestionar grandes volúmenes de transacciones y alcanzar diferentes niveles de complejidad de conciliaciones.

Internacionalización

La plataforma surgió hace unos cuatro años para solucionar las conciliaciones del sistema de pagos electrónicos dentro de la empresa Sistarbanc, que procesa las operaciones de Visa en Uruguay, para las que no existía una herramienta adecuada que tuviera la capacidad de almacenamiento, potencia de procesamiento de información y algoritmos de resolución de problemas necesarios, explicó Zubía. Y si bien comenzó siendo un sistema técnico, en poco tiempo decidieron utilizar una interfaz muy sencilla y amigable, de manera que cualquier persona administrativa pudiera manejarlo.

Describió: “Es un sistema web donde vos arrastrás los archivos a la página y el sistema los toma, los interpreta y los procesa, y luego devuelve el resultado. A partir de ahí la persona decide qué hace con los datos que no cierran, pero le evita a la empresa una tarea realmente engorrosa”.

Para el ingeniero, conciliar a mano es casi como “picar piedra” y un “trabajo de hormiga que no aporta mucho”. Además, opinó que si bien se piensa que la automatización de procesos puede reducir los puestos de trabajo, en realidad la tecnología mejora su calidad y delega al sistema informático la tarea monótona que no aporta valor.

Hoy DaMap se utiliza en empresas como Sistarbanc (Visa Uruguay), Abtour (mayorista de viajes), Planet Travel (mayorista), Anda y Barraca Deambrosi. Sin embargo, la plataforma también puede ser utilizada en el sector de importadores, consultoras empresariales, retail, logística y servicios.

Según el ejecutivo, sus posibilidades de expansión internacional no tienen límite. De hecho, semanas atrás DaMap cerró un acuerdo para que el sistema sea utilizado por Justo, una de las cadenas de supermercados digitales más grandes de México —de la cual Bimbo es accionista— “que busca expandirse y ser el supermercado online número uno en Latinoamérica”, contó.

“Nadie es profeta en su tierra. Uruguay es más tradicionalista y a veces las empresas entienden que el sistema es interesante, pero no se la juegan a innovar, a no ser que ya estén con el agua al cuello. Sin embargo, cuando ven un caso de afuera les llama más la atención, así que esto va a ser un gran impulso”, sostuvo. En principio, solo con este cliente la empresa espera procesar unas 50.000 transacciones mensuales, aunque la proyección en un año es de 1 millón al mes. La idea, además, es crecer en la región, en mercados como Paraguay, Chile, Colombia o Perú.

Por otro lado, la plataforma es apoyada por la Agencia Nacional de Investigación e Innovación (ANII) como proyecto innovador desde el año pasado. Su objetivo es comenzar a ofrecer el sistema como un servicio en la nube vía web para pequeñas y medianas empresas (pymes) a un costo reducido, sin la necesidad de dedicar horas de consultoría en su instalación y su configuración. Así, las pymes pueden consumir solamente lo que necesitan en función de la cantidad de transacciones, a través de planes mensuales pequeños.

Para Zubía, el problema con este tipo de proyectos innovadores es que la gente “no sabe que existen”, por lo que deben hacer casi un “proceso de evangelización” para que las empresas comprendan cómo funcionan estos sistemas.

“La automatización de procesos se está desarrollando, pero nadie toma conciencia de que está pasando. La transformación que se va a vivir es muy grande y la idea es que las personas hagan cosas que una máquina no puede hacer en las que realmente aporte valor”, señaló.

A su juicio, es un proceso que debe ser adaptado también en el plano gubernamental, “antes de que les pase por arriba la ola”. El país puede “vivir con sus procesos congelados en el tiempo”, pero entonces su competitividad con el exterior empieza a decrecer, señaló. Por tanto, al automatizar los procesos, se mejora la eficiencia, se reducen costos y la competitividad aumenta.

“Esto está muy asociado con el tema de la big data. Hoy se genera mucho volumen de información, pero no hay forma de procesar tanta cantidad. Y con las transacciones pasa lo mismo; la bancarización electrónica de todos los pagos implica volúmenes monstruosos de transacciones, entonces este sistema está cayendo en un momento adecuado. En vez de la tormenta perfecta, es el paraíso perfecto”, resumió Zubía.