Ese módulo de “presentismo” del SGH también captó un exceso de horas de trabajo (“sobrededicación”) del orden de 5% respecto de las obligatorias. Eso corresponde en general a salidas tarde, que solo se pagan extra en caso de que el funcionario no se encuentre bajo el régimen “a la orden” y si cumplió tareas más allá de su horario normal a pedido de un superior.
Dichas cifras promedio pueden ocultar comportamientos disímiles de los funcionarios de las diferentes reparticiones. La ONSC no proporcionó datos discriminados de cada unidad ejecutora alegando que los mismos no le pertenecen.
Ruben Correa Freitas entró a trabajar en la UTE en 1968 y entonces debía marcar tarjeta en un equipo con reloj. Su padre, que había ingresado a la administración pública tres décadas antes, firmaba un libro para registrar la asistencia.
Correa Freitas fue en dos períodos de gobierno (1985-1990 y 1995-2000) director de la ONSC, y años después ocupó una banca en el Senado. Consultado por Búsqueda, dijo que “lo que había y lo que hay y lo que habrá son casos excepcionales de funcionarios que transgreden las reglas. El 95% cumple y hay un 5% que siempre está buscando evadir los controles. Son vicios que siempre existieron en el sector público y también en el privado, pero en este último si el empleado no va a trabajar y lo descubren, lo echan”.
El sistema
El SGH en su versión actual 2.0 es una herramienta informática que permite la automatización de los procesos de gestión del personal y también extraer información que colabore en su planificación y manejo. El objetivo es que abarque a los aproximadamente 90.000 funcionarios de la administración central; va en camino de ser el software de gestión humana más extendido de Uruguay.
De todas formas, alcanza a solo una parte del Estado, que a fines de 2012 empleaba a 284.762 personas, el último dato difundido por la ONSC. “El País” informó el domingo 2 que 2.610 personas que tenían contratos precarios pasaron a la modalidad de provisoriato en el último tramo de 2013 y comienzos de 2014, un paso previo a su eventual presupuestación como funcionarios públicos.
En 2011 se desarrolló el módulo de presentismo del SGH contemplando los casos más comunes, como el control diario fijo y flexible y en 2013 se agregaron otras modalidades (flexibles semanal, mensual y fraccionado). La cantidad de unidades ejecutoras que lo usan está aumentando de a poco ya que requiere de adecuaciones tecnológicas y procesos de capacitación del personal. Las 25 que abarcaba hasta fines de 2013 —que tenían algo más de 5.000 funcionarios— son la Presidencia de la República y sus dependencias Oficina de Planeamiento y Presupuesto, la Unidad Reguladora de los Servicios de Energía y Agua, y la ONSC); en el Ministerio del Interior la Dirección General de Secretaría, en Economía y Finanzas su Dirección General, la Contaduría General de la Nación, Aduanas y Catastro; en Ganadería su Dirección General y las Direcciones de Recursos Acuáticos, de Recursos Naturales Renovables, de Servicios Agrícolas, de Servicios Ganaderos, de la Granja, de Desarrollo Rural y Forestal. En el Ministerio de Industria el SGH engloba a la Dirección General de Secretaría, la de Industria, de Propiedad Intelectual, de Minería y Geología, de Energía, de Pequeñas y Medianas Empresas, de Telecomunicaciones y la Autoridad Reguladora de Radioprotección.
Uno de los pasos más recientes fue la incorporación en febrero de los cerca de 180 funcionarios de la Agencia de Gobierno Electrónico y Sociedad de la Información que funciona en la órbita de la Presidencia y, ayer miércoles 5, cuando quedó operativa la modalidad de consulta del sistema para unos 560 funcionarios de la Cancillería.
Durante este año se prevé incorporar otros 12.000 funcionarios al sistema; lo más inmediato son los del Instituto Nacional de Estadística, y los de las Direcciones de Aviación Civil y de Identificación Civil.
La Presidencia y los cinco Ministerios que hasta hoy tienen dependencias conectadas al SGH tuvieron gastos de personal por $ 20.761 millones el año pasado —poco más de U$S 1.000 millones—, de acuerdo con cifras de la Contaduría General de la Nación. Este organismo actúa como auditor contable del sistema.
En una presentación realizada en un congreso del Centro Latinoamericano de Administración para el Desarrollo efectuado del 29 de octubre al 1º de noviembre pasado en Montevideo, Hernán Castro, encargado del SGH, dijo que con el sistema se puede esperar una “mayor eficiencia”, “transparencia”, la disponibilidad de “información en tiempo y forma”, “automatización” y “ahorro de papel”, y que el personal de registro y control cuente con la “información necesaria” para realizar “descuentos, asignaciones de sueldos de licencias especiales, control de certificaciones de licencias médicas”, por ejemplo. Además, los responsables de administrar los recursos humanos ya no tienen que “dedicarse a tareas tediosas y repetitivas como el cálculo de los minutos de entrada tarde” o la “actualización de las cuentas corrientes de licencia”, agregó.
Para una etapa posterior está previsto crear un módulo dentro del sistema que incluya información sobre los funcionarios referida por ejemplo a su formación académica, experiencia laboral dentro y fuera de la administración, datos completos de legajo y sumarios. En un futuro eso facilitará la aplicación de esquemas de gestión por desempeño y de la carrera.
“Marcas” y colores
Los relojes biométricos se están usando cada vez más dentro del Estado para registrar las entradas y salidas del lugar de trabajo. Cada funcionario tiene una tarjeta electrónica individual, pero la emplean solo a quienes el dispositivo no les permite hacer una lectura de su huella dactilar (una situación que es frecuente entre el personal de limpieza, que manipula productos químicos o que padece enfermedades de la piel).
La información (“marcas”) que captan esos equipos ingresa al sistema informático y aproximadamente cada un cuarto de hora se actualiza. El SGH le permite a cada funcionario monitorear el cumplimiento de su horario de trabajo, y a los jefes de la repartición controlar a todos sus colaboradores contando para ello con privilegios especiales de acceso a los datos.
Los funcionarios entran al sistema en su computadora con un nombre de usuario y una clave personal. Allí, junto a su fotografía, figuran entre otros datos el número de cédula de identidad, la fecha en que ingresó a la función pública y a la unidad ejecutora en la que está trabajando, los años de antigüedad, el régimen laboral y la carga horaria que debe cumplir.
Desde esa pantalla puede controlar los registros de entrada y salida diarios, mensuales y anuales presentados como una planilla o en un formato de gráfica.
El funcionario está obligado a justificar sus inasistencias o salidas durante el día, que en la jerga del módulo de presentismo del SGH se denominan “incidencias”. Siempre a través del sistema informático, un superior debe verificar y aceptar las justificaciones; en caso de no hacerlo se habilita un descuento salarial u otro proceso administrativo.
En la gráfica de barra horizontal en colores que muestra el SGH se indican cuántas horas lleva el funcionario en la oficina (en verde) conforme con la carga horaria reglamentaria según su régimen contractual.
En rojo se indica cuando la persona ya consumió los 60 minutos al mes de tolerancia por llegadas tarde que gozan los funcionarios con horario fijo (adicionalmente, todos pueden usufructuar 180 minutos al mes de “hora de permiso”); si no se justifica la razón de las horas incumplidas, las mismas pasan a descuento.
Con color anaranjado se muestra cuando la persona todavía tiene minutos de tolerancia disponibles; así el sistema le da la opción de usufructuarlos o de optar por el descuento salarial.
El amarillo se usa para ilustrar cuando por ejemplo el funcionario acuerda con su superior una salida puntual antes de hora sin utilizar los 180 minutos de tolerancia mensuales que le corresponden; cuando su jefe formaliza la autorización el tramo de la gráfica pasa a color verde.
El SGH también le permite al empleado administrar su licencia ordinaria; cuando pide días libres su superior recibe un correo electrónico y le aparece como una tarea en su bandeja de entrada del sistema. Por vía electrónica este jerarca autoriza o niega formalmente la licencia.
La incorporación de cada nueva unidad ejecutora al sistema está precedida de talleres a los que usualmente asiste un jefe y una o dos personas más de la dependencia, que luego les enseñan el funcionamiento al resto del personal. También están disponibles manuales y videos explicativos.
Normalmente en una primera etapa se habilita un modo de consulta (“autoconsulta”) del SGH y aproximadamente un mes después, cuando los trabajadores se han familiarizado con sus herramientas, se pasa a la fase de “autogestión” de los datos.
En función de la particularidad de sus tareas, como los veterinarios del Ministerio de Ganadería, los controles de la asistencia al trabajo pueden ser distintos.
Por ahora, con el SGH se empieza a contar con información sistematizada y de forma más eficiente sobre el presentismo de la plantilla pública; aún son embrionarios los esfuerzos para saber si, además de cumplir con el horario, los funcionarios hacen bien su tarea.
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