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Las videoconferencias son un instrumento de trabajo de excepción que no deberían reemplazar a los habituales. Así lo entiende el Ministerio de Relaciones Exteriores según la circular O96/21 emitida el martes 25 y enviada a todas las misiones y unidades.
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El Palacio Santos advierte a embajadas y otras unidades que si bien la videoconferencia “puede ser un recurso válido y útil” en cambio “no debe sustituir al tradicional rol de las misiones de informar, generar propuestas y realizar actividades de campo en materia política, comercial, de promoción de inversiones, cultural y de otras índoles”, y por eso se recomienda su empleo recién “como etapa final, una vez que se hayan procesado insumos en soporte digital y se tenga un intercambio de mensajes, memoranda, etc., que en definitiva facilitan el conocimiento en profundidad del tema, sus detalles y características particulares”.
La circular a la que accedió Búsqueda se fundamenta en que “se ha verificado un crecimiento significativo de la demanda y utilización de videoconferencias (…), y la adopción de ese mecanismo como herramienta de trabajo por las misiones de la República en el exterior”.
Para adoptar este instructivo, la Cancillería tuvo en cuenta la necesidad de “optimizar el tiempo y recursos humanos disponibles”, así como “elementos vinculados a la seguridad digital” que permitan “mejorar resultados y lograr una correcta evaluación del desempeño y gestión de esta herramienta”.
La comunicación interna, que lleva la firma del director general de Secretaría, Diego Escuder, sugiere que antes de realizar una videoconferencia se eleve un listado de participantes (limitando el número) y el orden del día destacando “antecedentes o puntos clave a tener en cuenta”. Recomienda también “configurar siempre la admisión a la aplicación con la herramienta de ‘sala de espera’”.