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    Justicia sustituye oficios y exhortos en papel por comunicaciones electrónicas para acelerar trámites y mejorar garantías

    Ya firmó acuerdos con el Banco Central, el Banco República y el BPS, y está en proceso otro con el INAU

    Una orden de un juez que establece la pensión alimenticia que un padre debe pasar a sus hijos. Información sobre saldos y movimientos de cuentas bancarias de personas investigadas por la Justicia. Comunicaciones sobre cuentas bancarias del Poder Judicial donde se deposita dinero incautado en el marco de procesos criminales.

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    El traspaso de información entre el Poder Judicial y otros organismos del Estado es permanente y en general involucra información sensible o que tiene un impacto alto en la vida de las personas —como el patrimonio de un individuo o el cobro de una pensión alimenticia—. Sin embargo, ese constante intercambio de documentación es engorroso, burocrático y, por ende, lento.

    Los oficios o exhortos de la Justicia se envían en papel, ingresan en la mesa de entrada de los organismos, pasan por varias oficinas, precisan la firma de los jerarcas involucrados y luego hacen el recorrido inverso. Así, un trámite simple demora semanas y hasta meses. Además, el trasiego de información en formato físico implica ciertos riesgos para la seguridad de los datos.

    Esa realidad contrasta con el uso extendido de la tecnología en la vida cotidiana de las personas, donde las comunicaciones en papel son cada vez más excepcionales, y prácticamente todo, desde correos, facturas, contratos y hasta invitaciones de bodas, se comunica en formato digital.

    Debido a eso, el Poder Judicial comenzó hace un tiempo a recorrer el camino hacia la digitalización —con expedientes electrónicos, consultas en la web y notificaciones vía mail—, que ahora busca ampliar a las comunicaciones con los organismos.

    “Estamos tratando de acompasar una expectativa del ciudadano, que espera que los trámites se hagan en forma digital, porque la vida hoy funciona así”, dijo a Búsqueda el director general de Servicios Administrativos del Poder Judicial, Marcelo Pesce. Añadió que es “muy interesante” el siguiente paso que dará la Justicia, porque las comunicaciones representan “gran parte de la carga administrativa que tienen las sedes judiciales”.

    En diciembre, el Poder Judicial firmó un convenio con el Banco de Previsión Social (BPS) para que las resoluciones judiciales que ordenan pensiones alimenticias se realicen de manera digital y automática, de modo de evitar demoras en el trámite.

    Ahora, las sedes elaboran el oficio en formato electrónico, ya no en papel, y lo envían por correo al BPS, que desde que se promulgó la Ley 19.480, en enero de 2017, lleva un registro de las personas obligadas al pago de pensiones alimenticias para que la empresa retenga cada mes ese monto del salario. Gracias al sistema instrumentado con el Poder Judicial, el registro ya no se llevará manualmente, sino de forma automatizada.

    “Que la orden del juez se cumpliera dependía de la eficiencia de la comunicación: que el jefe se enterara en tiempo y forma de la decisión judicial, y después, si había un cambio en la realidad laboral del trabajador, que el juzgado se entere para evaluar si tiene que rever la decisión. Al hacer que esa comunicación sea en línea, se facilita todo”, afirmó.

    Así, “lo que podía llevar días para que se haga el oficio, se lo lleve físicamente a BPS, allí lo reciba alguien, lo lea, lo tramite internamente… se simplifica con un proceso que quedó automatizado”. Además, “como era una comunicación asociada a un medio físico, si se perdía, o había algún problema, ¿cómo lo rastreo? Ahora está todo en línea, verificable”.

    Pesce destacó que no solo se trata de un ahorro en “recursos y en tiempo”, sino que se garantiza que el niño reciba la prestación sin demoras.

    El Poder Judicial firmó acuerdos similares con el Banco Central y el Banco República (BROU), y está trabajando en concretar otro con el Instituto del Niño y el Adolescente (INAU).

    El convenio firmado con el Banco Central en enero tiene la finalidad de “agilizar el envío y recepción de oficios y exhortos judiciales a través del correo electrónico institucional”. La información que la Justicia requiere sobre, por ejemplo, cuentas bancarias de personas investigadas, se envía al Banco Central, que a su vez la solicita a la institución financiera que corresponda. Eso se remitía por exhortos y la información se respondía impresa, con los “problemas de seguridad que eso implicaba”, señaló Pesce.

    Del mismo modo, se digitalizaron los intercambios con el BROU, que es la institución donde están las cuentas bancarias a orden de las sedes judiciales. “El manejo de esas cuentas, los saldos, movimientos, y todas las comunicaciones con el BROU los estamos implementando con correo electrónico”, explicó el jerarca.

    “Y la idea es seguir”, afirmó. El acuerdo con el INAU está en proceso y pronto serán otros organismos, ya que la idea es “evitar el trasiego de papel” y que la comunicación sea “100% digitalizada” con todas las dependencias estatales que se comunican con los juzgados.

    Para instrumentar este cambio, el Poder Judicial primero debió “validar” las comunicaciones electrónicas, es decir, asignarles el valor de un oficio. Para eso, la Suprema Corte de Justicia aprobó en julio una circular que estableció que “el correo institucional personal de cada funcionario con el dominio poderjudicial.gub.uy será un medio de comunicación institucional válido a todos los efectos”, y ordenó que las casillas se revisen a diario.

    “Una de las ventajas más importantes de esto es que queda el registro de todo, podemos revisar con facilidad qué pasó, que día se comunicó”, dijo Pesce. Y añadió que “es una forma de trabajo que hoy se impone, dado que las personas usamos estos medios de manera muy natural. Se usa el WhatsApp para pasar documentos, el celular para reservar viajes y hacer gestiones bancarias. Entonces, al usuario le parece increíble que le digas que tiene que llevar un papel de una oficina a otra”, señaló. “Es como que te chocas con un mundo que parece de hace dos siglos”.