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Guyer & Regules, empresa líder en asuntos jurídicos, contables e impositivos complejos en Uruguay, mudó en diciembre del año pasado sus oficinas al World Trade Center Free Zone. El traslado, para el que se basaron en el programa de Comunicación Positiva del Cambio, logró un aumento en los niveles de satisfacción de los empleados con el lugar de trabajo.
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Para el proceso de diseño y construcción de sus nuevas oficinas Guyer & Regules recurrió a Contract Workplaces, que le propuso implementar el Programa de Comunicación Positiva del Cambio para generar en el equipo profesional de la firma una corriente positiva hacia el cambio.
El programa tuvo dos grandes etapas: consultoría e implementación. La primera incluyó un relevamiento de información para comprender en profundidad las inquietudes y necesidades de la organización. Para eso se distribuyó un cuestionario con preguntas clave que permitieron determinar los ejes en los que se basó el plan de Comunicación Positiva del Cambio. También se realizaron reuniones para validar datos y se recabó información adicional.
En paralelo, se distribuyó una encuesta online a toda la nómina de trabajadores, como diagnóstico sobre el uso, percepción y satisfacción del equipo con el espacio de trabajo.
Una vez analizados los datos, se organizó una nueva reunión con los ejecutivos a cargo del proyecto para ahondar en el propósito del cambio, los mensajes clave a la organización y las ventajas de este proceso para la compañía. También se efectuaron reuniones de relevamiento y retroalimentación con los líderes de los equipos y con algunos empleados seleccionados para funcionar como agentes facilitadores del cambio.
Plan, oficinas y resultados.
El plan diseñado se basó en los siguientes aspectos: comunicación, experiencia y convivencia. La comunicación contempló distintas herramientas como el envío de newsletters digitales periódicos y el diseño de afiches para cartelera de comunicación interna, basados en cuatro ejes: razones y beneficios del cambio, características del nuevo espacio, características de la nueva zona, etapas del cambio.
Para la experiencia se realizaron visitas guiadas en grupos de empleados a la obra en las oficinas para despejar sus dudas. En tanto, en materia de convivencia se desarrolló un manual de uso de las instalaciones y nuevos hábitos.
Las nuevas oficinas de Guyer & Regules fueron diseñadas para favorecer la comunicación y agilizar el flujo de trabajo, aplicando el concepto de Open Space que busca democratizar los ambientes, organizándolos por actividades y funciones y no por jerarquías. El diseño del espacio está estructurado en dos áreas claramente definidas: una operativa y otra estratégica.
Otro criterio empleado fue el de crear ambientes flexibles y multifunción, como un comedor que se transforma en sala de capacitación.
A 45 días de haber concretado la mudanza, Guyer & Regules y Contract Workplaces volvieron a realizar la encuesta inicial entre los empleados. Solo el 12% de los empleados creía que su espacio de trabajo reflejaba la identidad de la empresa antes de la mudanza. Con las nuevas oficinas esa cifra creció al 84%.
También creció el gusto de los empleados por las oficinas, que pasó de 66,7% a 95,5%. Por último, el 75% consideraron que las nuevas oficinas eran “cómodas y funcionales”, cuando antes de la mudanza solo el 47% tenían esa opinión.
