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Todos los lunes, el equipo de gobierno de la Intendencia de Montevideo (IMM) se reúne con la intendenta Ana Olivera para una puesta a punto de los temas de la semana. En esa reunión (conocida como acuerdo semanal), que es pública, los jerarcas leen en voz alta las resoluciones de sus departamentos y la jefa comunal les pone su firma.
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Cada lunes, los directores llegan a la sala de acuerdos cargados con pesadas carpetas de papel. Es que cada documento tiene entre 450 y 500 páginas —con todas los resoluciones de cada departamento— y se imprimen unas 30 copias para todo el equipo presente. En suma, son unas 15.000 hojas de papel por semana.
La ecología y su propio bolsillo impulsaron a la administración a inclinarse por una solución más eficiente y amigable para el medioambiente. En pocos meses, en lugar de pesadas montañas de papel, los directores llegarán al acuerdo con dispositivos electrónicos —aún no se definió si serán tablets o computadoras portátiles—, donde encontrarán todas las resoluciones sin necesidad de imprimirlas.
Por el momento se están ajustando los “últimos detalles” para definir qué equipamiento adquirir, dijo a Búsqueda el director de Tecnología e Información de la IMM, Juan José Prada. Se prevé que en marzo el acuerdo ya pase a ser “electrónico”.
Ahorro y rapidez.
Solo en papel e impresiones, la comuna ahorrará unos $ 300.000 al año (unos U$S 12.500), estimó Prada. Pero ese no es el principal beneficio, señaló. Desde el punto de vista ecológico, se reduce en forma considerable el gasto de papel. Esa, afirmó, es una política que la Intendencia se ha propuesto impulsar dentro de la organización: “Buscamos minimizar el consumo de papel y no utilizarlo cuando no sea necesario”, explicó.
Cada documento completo del acuerdo ronda entre las 450 y 500 páginas. “Si a eso le sumas todos los actores que intervienen en el acuerdo, más o menos implica entre 25 y 30 resmas (paquetes de 500 hojas) por acuerdo. Eso multiplicalo por cuatro, y después por año, y estamos hablando de unas 1.500 resmas”, señaló Prada.
“Entre eso y el alquiler de impresoras de alto volumen, estás arriba de los $ 300.000 por año. Es un ahorro significativo”, afirmó. Además, “hay un montón de costos indirectos”, como las horas-hombre que se dedican a imprimir y armar los repartidos, añadió.
Las resoluciones electrónicas tienen otro beneficio importante. Pueden ser corregidas en el momento. “Muchas veces sucede que cuando están leyendo se dan cuenta de un error, o se quiere modificar algo”, explicó. En la actualidad, la resolución suele retirarse del acuerdo para hacerle modificaciones y se atrasa su aprobación. El software que se implementará permite que el documento PDF se corrija en el instante y se agilice el trámite.
El sistema, que es una adaptación de un software desarrollado por la división de Tecnología llamado Gestar (Gestión de Acuerdos y Resoluciones), ya está pronto. Falta definir en qué dispositivos se instalará. Lo más práctico para el acuerdo sería recurrir a las tablets, dijo Prada, pero la idea es que el dispositivo pueda también ser utilizado por los jerarcas en otras actividades, con lo cual una computadora portátil podría resultar más conveniente. Se comprarán unos 15 dispositivos, uno para cada departamento de la administración y algunas divisiones que participan del acuerdo.
Además, la comuna adquirió un cañón para proyectar en una pantalla gigante las resoluciones a medida que se vayan leyendo.
En un principio, las resoluciones deberán ser impresas en la última instancia para que sean firmadas por la intendenta. La división de Tecnología está trabajando para incorporar la firma electrónica.
Expediente electrónico.
Por otra parte, la administración también se apresta a incorporar el expediente electrónico. El proyecto, impulsado por la división de Tecnología, se implementará en los primeros meses de este año y también apuesta a “eliminar la mayor cantidad de papel para bajar los costos y colaborar con el tema ecológico”, explicó Prada.
“La idea es sacarlo pronto. Estamos en la etapa de capacitación de los funcionarios y de implementación de las firmas electrónicas”, informó.
“Es un cambio cultural dentro de la organización, que está acostumbrada a manejar papel y a llevar los expedientes”, dijo Prada. Es que “todo lo que tiene que ver con tecnología tiene aparejado un cambio cultural en las organizaciones”. Los expedientes, sumados a las resoluciones electrónicas, implicarán un cambio importante en la gestión de la comuna, señaló.
