Desde su creación, hace más de un siglo, el poder del Estado encargado de administrar la justicia acumula toneladas de papel por día. Pero incluso en el archivo tiene documentos de tiempos previos, que datan de la década de 1880. Es una problemática que parece agravarse, porque cada año se suman unas 50 millones de hojas y el espacio no es suficiente.
La cantidad de papel acumulado es tal que hay edificaciones específicas dedicadas al archivo. Se trata de espacios que pertenecen al Estado o, como ocurre con la mayoría, son alquilados. En total superan los 20.000 metros cuadrados distribuidos en todo Uruguay, según informaron a Búsqueda fuentes del Poder Judicial, por lo que dos canchas de fútbol como la del Estadio Centenario no alcanzarían para almacenar todos los documentos, que en su mayoría son expedientes.
Si bien es una situación que ocurre en otras dependencias del Estado, en el Poder Judicial lo han identificado como un “enorme problema” por la cantidad de documentos amontonados y su relevancia. Incluso por la eventualidad de que el paso de los años o la humedad dañen información que podría precisarse como evidencia de procesos terminados o por su valor histórico.
Uno de los principales problemas refiere al archivo de los protocolos de los escribanos, el papel notarial que entrega la inspección general a los profesionales para hacer escrituras públicas, que significan un millón del total de la cantidad de hojas que aumenta por año el archivo del Poder Judicial. Cuando se jubilan, los trabajadores deben entregar los documentos a la Inspección General de Registros Notariales. Sin embargo, desde hace tres años el Poder Judicial dejó de recibir depósitos de protocolos por falta de espacio.
Consultado al respecto, el director general de los Servicios Administrativos del Poder Judicial, Marcelo Pesce, indicó a Búsqueda que es una situación que se dio en los meses previos a la pandemia, cuando las prioridades pasaron a ser otras. No obstante, aseguró que la situación será solucionada en las próximas semanas, a partir de una “reorganización” de los espacios del organismo, que volverá a recibir los protocolos de escribanos.
A pesar de eso, Pesce consideró que persiste la “preocupación” sobre el futuro, debido a que cada año aumentan las necesidades económicas asociadas a la preservación del archivo, y eso continuará sucediendo mientras no se realice una modificación legislativa, que permita hacer una transición hacia un registro digital.
Desde la Suprema Corte de Justicia (SCJ) plantearán a la digitalización como una de las prioridades en la Rendición de Cuentas de este año y pedirán un refuerzo presupuestal para avanzar en el escaneo del archivo tangible, pero sobre todo la utilización de nueva tecnología para reducir los documentos en papel que se generan.
No obstante, consideran que eso no puede hacerse sin contar con las medidas de ciberseguridad necesarias, por lo que deberían aprobarse los recursos suficientes para acceder a software especializado y mayor equipamiento de contingencia.
Parte de la preocupación existente en las autoridades del sistema de justicia radica en los ataques informáticos ocurridos el año pasado que estuvieron dirigidos a poderes judiciales de la región, como Chile, o también España. En ese sentido, dejaron al Poder Judicial uruguayo en alerta frente a la posibilidad de que ocurra uno en el país y pusieron sobre la mesa la importancia de invertir en ciberseguridad.
Transición costosa
Está claro que la digitalización hacia la que se pretende avanzar implicará dejar de generar archivo, y en un futuro el ahorro de papel será sustantivo. En la actualidad el Poder Judicial compra casi 17,5 millones de hojas, a un costo de $11,5 millones, entre el papel, el costo de la tinta y el desgaste de las impresoras. Eso corresponde a cerca del 30% de la cantidad de hojas que llegan al organismo, ya que el resto son entregadas por los usuarios del sistema.
A eso debe sumarse el costo anual de mantenimiento de los edificios que están dedicados al archivo, por otros $30 millones, según datos a los que accedió Búsqueda.
También hay que adicionarle el valor de la digitalización, que desde el Poder Judicial consideran es “significativo”, porque se trata de la parte del proceso más costosa, sobre todo en el caso de archivos deteriorados, que requieren escáneres especiales y cuidados en su manipulación.
Sin embargo, para que ocurra la digitalización también es una realidad que deberá existir una transición, donde habrá una coexistencia entre el mundo del papel y el digital, y eso implicará un período intermedio de mayores costos.
La administración del sistema de justicia ha logrado digitalizar archivos puntuales, como el registro de testamentos o el que refiere a causas militares, con una cantidad finita de expedientes. Sin embargo, con el presupuesto económico actual consideran que es “inabarcable” la digitalización de todos los documentos.
En relación con la incorporación de nueva tecnología, el objetivo de la SCJ a corto plazo es aumentar la cantidad de trámites notariales y los de ventanilla única que se realizan a través de medios electrónicos.
Repensar legislación
Además de cuestiones de presupuesto, la implementación de cambios en los procesos judiciales, para que comiencen a realizarse de forma digital, está limitado por cuestiones legislativas. Es decir, que para que existan todas las garantías en los procesos, deberán hacerse modificaciones en la normativa vigente.
Un ejemplo de ello es que hay artículos del Código General del Proceso que hacen referencia a la realidad actual, basada en el papel, en las cuestiones de tramitación. Uno es el artículo 70, que determina que de todo escrito o documento que se presente ante la Justicia “deben entregarse tantas copias claramente legibles como personas hayan de ser notificadas”. En un sistema judicial digital como el que se pretende alcanzar, no sería necesario “entregarlas” de forma presencial y a su vez bastaría con enviar el archivo del documento en PDF a todas las partes que participan de los procesos.
Por tanto, desde la Suprema Corte plantearán la necesidad de repensar la legislación vigente, para que se realicen las transformaciones que permitan avanzar en digitalización, en consonancia con la normativa. En ese sentido, pretenden que, en la redacción, la regulación no quede ligada a las realidades tecnológicas actuales —porque pueden variar— por lo que consideran que se debería otorgar la potestad al máximo órgano del Poder Judicial de reglamentar el uso de la tecnología, a medida que sea necesario. Eso evitaría que deba pasar por el Poder Legislativo, como ocurre ahora.
Destrucción reglamentada
Entre los 20.000 metros cuadrados ocupados con archivo del Poder Judicial hay toneladas de documentos que potencialmente podrían destruirse. A pesar de que se generó en la legislación la posibilidad de realizarlo, falta la reglamentación que establezca los protocolos para hacerlo, que está siendo elaborada por la SCJ.
El desafío está en la determinación de qué archivos podrán ser destruidos en un futuro, luego de que su digitalización sea validada. Según indicó una fuente a Búsqueda, además del factor de la antigüedad, deberá evaluarse su “valor histórico”, porque un documento para ser eliminado deberá carecer tanto de “valor jurisdiccional” como patrimonial.
En ese análisis estarán involucrados otros actores del Estado, como el Ministerio de Educación y Cultura y la Comisión de Patrimonio. En el caso de expedientes, dos de los aspectos a analizar serán la relevancia de las partes de las demandas y la del acto judicial en particular.