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Una auditoría sobre las rendiciones de cuentas realizadas por las misiones diplomáticas y oficinas consulares del país detectó cinco hallazgos críticos, dos de ellos de nivel extremo y otros tres de nivel alto.
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Los controles realizados a esos gastos por el Ministerio de Relaciones Exteriores (Mrree) presentan “debilidades en su diseño e implementación que no permiten asegurar que los fondos transferidos sean rendidos de acuerdo a lo establecido en la normativa y exponen al organismo a ineficiencias y ausencia de transparencia en la administración de fondos públicos”.
Los señalamientos del informe de la Auditoría Interna de la Nación (AIN) incluyen gastos no comprobados, existencia de fondos ociosos o destinados a fines por fuera de la normativa, o incluso clausuras de misiones no debidamente notificadas. El documento, divulgado esta semana, analizó los gastos de las misiones en el exterior del período comprendido entre el 1º de enero de 2019 y el 31 de diciembre de 2020. Para “algunos procedimientos”, aclara, se consideró un período mayor.
El universo estudiado consta de unas 107 misiones en el extranjero, incluyendo 55 embajadas y 46 consulados. En el período estudiado, el ministerio asignó una partida de US$ 74,6 millones para atender sus gastos, que incluyen las contrataciones de personal local (40,6% de ese total), arrendamiento de sedes diplomáticas de viviendas para el personal diplomático (35%), de gestión y mantenimiento (20%), o por temas de etiqueta (4%).
La rendición de lo gastado, por su parte, indicó US$ 68 millones en ese período, correspondiente en su mayor parte a las embajadas (64,9%), luego a los consulados (22,3%) y finalmente a delegaciones y representaciones (12,8%).
Aunque los números reflejan un excedente de casi siete millones de dólares, la auditoría cuestiona que “los controles no logran ser ejecutados en tiempo y forma”, que hay “deficiencias en la presentación de las rendiciones de cuenta” por parte de las misiones, como “omisión de registros” de operaciones bancarias, “faltante de comprobantes de gastos” o “ausencia de contratos laborales adjuntos”, así como “debilidades” en el uso del sistema informático principal (denominado GRP, sigla en inglés de Planificación de Recursos Gubernamentales) que automatiza la gestión financiera contable, integrando a las sedes con la Cancillería.
Este último comenzó a funcionar en 2015 y registra la actividad contable de las sedes. Las rendiciones de cuentas de las misiones deben ser controladas por la División Financiera Contable del ministerio.
Otros fines
El informe de la AIN indica que en los controles de las rendiciones de ese período y las rendiciones de cuentas anteriores a 2019, se encontraron las situaciones críticas más extremas. Entre ellas, se constataron “conciliaciones bancarias pendientes de revisión”, “falta de documentación respaldante” de gastos, “ausencia de contratos laborales” y “existencia de ajustes realizados en un mes ficticio denominado ‘mes 13’ correspondientes a ingresos y egresos de ejercicios ya finalizados”, ya que los controles no se realizaron a su debido momento.
Como ejemplo, la auditoría señala que al 27 de octubre de 2021 aún había diferencias “pendientes de corregir y/o rendir” por US$ 93.999 correspondientes al año 2018 en la Embajada de Costa Rica. Esto fue corregido por la Cancillería recién en marzo de este año.
Estas situaciones generan los riesgos de que se hayan efectuado gastos “para fines distintos a los establecidos en la normativa”, que se imputen gastos “a partidas que no corresponden”, y —en los casos anteriores a 2019—, pérdidas económicas o falta de registros que “reflejen correctamente la situación financiera” de cada sede. Si bien no se dieron números estimativos sobre posibles pérdidas, la AIN recomendó “redefinir los procedimientos de control”, evaluar “incorporación de personal” para el desarrollo de esos controles y capacitar al personal en el uso del sistema informático específico.
Fondos ociosos
Como consecuencia de todo esto, la AIN calificó los saldos superavitarios como una situación crítica alta. Según la normativa, de existir superávit en un ejercicio, este debe ser descontado por la División Financiera de la cartera antes del 30 de junio del año siguiente. Sin embargo, “se constató” que ese descuento no se hizo por “al menos dos ejercicios”.
En la Embajada de Brasil, por caso, hay pendientes de descuentos US$ 600.673 dólares de superávit entre 2018 y 2020. Recién en 2019 se descontaron los correspondientes al período entre 2016 y 2017 por US$ 259.566, así como R$ 211.099 de entre 2016 y 2018. En el Consulado de Belo Horizonte no se pudo hacer el descuento “por no contar con registros confiables en el GRP”.
En el Consulado de Buenos Aires, los superávits parciales de 2010, 2013, 2014, 2015, 2016, 2017 y 2018 recién se descontaron el 19 de octubre de 2021. Aún falta que se haga lo mismo por US$ 223.253 correspondientes a 2018, 2019 y 2020.
El riesgo que esto conlleva, explica la auditoría, es que las misiones cuenten con “fondos ociosos” o que estos se destinen “a fines distintos” a los autorizados. La Cancillería respondió, al ser notificada de estas irregularidades, que en el correr de este año se descontarán los superávits correspondientes a los consulados de Belo Horizonte y Buenos Aires, así como el de la Embajada en Brasil.
La auditoría señala incluso que la información recibida sobre misiones cerradas “no es íntegra”, por lo que “no es posible asegurar que la devolución de los fondos y bienes propiedad del Estado” se hayan realizado. Por caso, la AIN —que habló de nueve misiones cerradas durante el período del informe— no tuvo documentación que refiriera al cierre del Consulado de Dubái, ni el destino dado a sus bienes y fondos.
