Ursec.
En la Unidad Reguladora de Servicios de Comunicaciones fue auditado el proceso de recaudación de las tasas de financiamiento del servicio postal universal y de control del marco regulatorio relativo a los servicios postales de 2016; ese año cobró $ 157,3 millones. Se constataron “oportunidades de mejora para asegurar que lo vertido por los prestadores por dichos conceptos, sea lo efectivamente recaudado”, señala la AIN. Entre otras recomendaciones, sugirió profundizar en el análisis de la contabilidad de un grupo seleccionado de empresas contribuyentes “a efectos de verificar la veracidad de las declaraciones” que efectúan.
Frente al informe de auditoría, la Ursec presentó descargos y un plan de acción para la implementación de las medidas aconsejadas.
Deportes.
En el marco de su cometido, la Secretaría Nacional de Deporte transfiere dinero a distintas instituciones públicas y privadas, a la vez que debe hacer un seguimiento de los proyectos. Según la información del Ministerio de Economía (MEF) citada en el informe de auditoría, en 2015 les giró $ 96,4 millones.
Los controles que aplica sobre esas transferencias “no son suficientes para asegurar el uso eficiente de los fondos y su utilización para el destino para el cual fueron otorgados”, por varias razones. Primero, la “ausencia de coordinación” con otros organismos públicos que financian actividades deportivas, lo que puede “generar duplicación de recursos en detrimento de otros objetivos”. Segundo, la secretaría dio dinero “sin especificar los objetivos a lograr, ni indicadores o elementos que permitan medir el grado de avance y el resultado obtenido”. Tercero, se constataron “partidas sin rendir con una antigüedad superior a tres años y, en el caso de las rendiciones presentadas con informe de revisión limitada, no se tuvo evidencia de la realización de actividades de control complementarias que permitan verificar la autenticidad e integridad de los comprobantes rendidos”.
El organismo, dependiente de la Presidencia, presentó un plan de acción como respuesta a la auditoría.
Narcos.
La AIN evaluó los procedimientos y controles implementados por el área de Fondo de Bienes Decomisados de la Junta Nacional de Drogas entre el 1º de enero de 2014 y el 30 de junio de 2016. Dicho fondo fue incrementándose en los últimos años, y en los primeros siete meses de 2016 superaba los US$ 2,3 millones.
Si bien a esa fecha la junta estaba implementando un sistema informático hecho a medida que permitiría dar tratamiento a muchos de los problemas identificados, los auditores “constataron vulnerabilidades que determinan que no sea posible asegurar razonablemente la integridad del fondo, ni que los bienes se hayan gestionado en forma eficiente”. Por ejemplo, la información relativa a los bienes decomisados se encontraba “fragmentada”, lo que impedía realizar su trazabilidad. Además, si bien se adoptaban medidas para conservar el estado de los bienes decomisados, no era posible asociar los gastos realizados con el bien o causa correspondiente.
El organismo presentó descargos —que no modificaron las conclusiones a las que llegaron los auditores— así como un plan de correctivos.
Defensa.
La Dirección General de Secretaría del Ministerio de Defensa adquiere tickets alimentación, boletos para locomoción y materiales de construcción para personal subalterno, así como alimentos para los comedores de los funcionarios, artículos de oficina y de limpieza, servicios de limpieza y mantenimientos de bienes muebles y de vehículos. La AIN vio, para 2016, que en ese proceso había “debilidades en la planificación y priorización de las necesidades”, así como en la recepción, pago y registro de la información de bienes y servicios. Se habían implementado “algunos controles” que, sin embargo, no aseguran que las compras “sean eficaces y eficientes”.
Entre las debilidades detectadas mencionó que el 71% de las facturas de bienes del Plan de Vivienda Adecuada “se conformaron sin contar con la autorización de entrega de los materiales ni carta de acopio de los proveedores que justificaran la disposición de los materiales” a favor del ministerio.
El Departamento de Contabilidad procesó facturas sin corroborar la entrega efectiva de bienes y, al 24 de diciembre de 2016, “había priorizado pagos por un total de $ 8.358.905, de los cuales solo se habían solicitado materiales por el 50%”. Esa dependencia “no cuenta con información integral del proceso de compras y los registros pueden ser modificados sin las debidas autorizaciones”. Y, además, su jefatura llevó adelante “todas las tareas de una compra, desde la elaboración del pliego, la invitación a proveedores, la contratación, conformación de la factura presentada con acopio y control de las entregas de bienes, sin realizar controles por parte de otro funcionario, restando transparencia al proceso”.
La AIN hizo siete recomendaciones. Defensa le devolvió una nota, que no incluye un plan de acción, alegando que se encuentra actualizando su estructura organizativa y asumiendo el compromiso de hacerlo al terminar ese proceso.
Tercerizados en Interior.
Para evaluar la gestión y controles de los servicios tercerizados que involucran tecnología de la información para el Ministerio del Interior (MI), la AIN analizó una muestra de los contratos vigentes al 31 de agosto del 2016. La conclusión fue que se realizan de manera “razonablemente satisfactoria”, pero que es posible mejorar los controles y mitigar riesgos, “que, en caso de materializarse, podrían comprometer el cumplimiento de actividades estratégicas”. El informe de auditoría mencionó, por ejemplo, que faltan parámetros objetivos para medir el servicio prestado, así como de definición de sanciones en los pliegos licitatorios ante eventuales incumplimientos técnicos. Otra debilidad es la inexistencia de sistemas propios para el reporte de incidentes relativos a los servicios tercerizados que permitan un seguimiento adecuado de los mismos y adoptar las acciones correctivas de manera efectiva y oportuna. También la “ausencia de controles sobre el cumplimiento de las obligaciones laborales de los servicios tercerizados, establecidas en normativa, lo que podría generar pagos por juicios laborales debido a incumplimientos de las obligaciones laborales por parte del proveedor”.
El MI presentó un plan de acción para corregir esos problemas.
Fondo rotatorio.
En el Ministerio de Economía la AIN inspeccionó la gestión del fondo rotatorio que está en manos del Departamento Financiero Contable de la Dirección General de Comercio. Dicho fondo ascendía a $ 562.520 consigna el informe.
La gestión de ese dinero “presenta debilidades en cuanto a la asignación de tareas y responsabilidades y en las actividades de control”. Por caso, se hicieron gastos “que no pudieron ser reintegrados por no cumplir con la normativa y en el uso transitorio de fondos que permanecen pendientes de reintegro, lo que impacta en la disponibilidad financiera para hacer frente a los gastos urgentes o de menor cuantía”.
Otro problema es que quien funge de encargado contable del departamento centraliza en algunas oportunidades tareas de pago y autorización, de reposición y control del fondo rotatorio, así como funciones de ordenador de gastos y pagos, todo lo cual “no permite asegurar un adecuado control y supervisión del manejo” del dinero.
El organismo presentó un plan de acción relativo a las recomendaciones formuladas, identificando responsables y plazos para su implementación.
Documentos diplomáticos.
La AIN ya había inspeccionado el funcionamiento el proceso de legalización de documentos y el de emisión, custodia y recaudación de pasaportes diplomáticos y oficiales que hace la Dirección General de Asuntos Consulares y Vinculación de la Cancillería. En 2017 volvió para evaluar si las recomendaciones hechas fueron o no adoptadas al 31 de octubre de 2016; implementó “algunas”, principalmente la asignación de funciones, considerando la debida oposición de intereses. Otras estaban en proceso o fueron adoptadas parcialmente. La repartición no entregó un plan de acción para cumplir con todo.
Privilegios.
Otro seguimiento en Relaciones Exteriores constató que, si bien incorporó más personal en el área a cargo, no se implementó una “estructura de control, ni se cuenta con registros íntegros y confiables que minimicen los riesgos relativos a la gestión de inmunidades y privilegios diplomáticos” evaluados (exoneración de tributos sobre combustible, la autorización del ingreso al país y transferencias de vehículos, así como el trámite ante las intendencias de las matrículas correspondientes).
Como descargo, el organismo manifestó que su Departamento de Inmunidades y Privilegios Diplomáticos mantiene en proceso la formalización de la estructura organizativa con la asignación de tareas y responsabilidades considerando la debida oposición de intereses.
Dinara.
La AIN también hizo un seguimiento, hasta fin de 2016, de sus recomendaciones para mejorar el proceso de compras en la Dirección Nacional de Recursos Acuáticos (Dinara). Constató que hubo “acciones parciales” que “resultan insuficientes debido a que se mantienen las debilidades constatadas”, en particular las referentes al Buque Aldebarán, que “no contribuyen a la transparencia del proceso de compras y contratación de servicios, ni permiten una seguridad razonable del uso eficiente de los recursos”.
“Dada la persistencia de los altos niveles de riesgo a los que se encuentra expuesta Dinara”, sus autoridades deberán definir qué acciones tomará, quién se hará responsable por su implementación y en qué plazo, así como los controles que ejercerá para medir el grado de avance. “Se solicita su posterior comunicación a AIN”, advierte el informe.
El organismo presentó un plan de acción.
Expedientes.
También en el Ministerio de Ganadería, Agricultura y Pesca (MGAP), la AIN evaluó el proceso de elaboración de todos los proyectos de resolución del inciso, así como de la redacción de oficios, providencias, cartas, etcétera, en todo 2016 y varios meses de 2017. Si bien, durante el transcurso de la auditoría, la antigüedad promedio de los expedientes asignados a la oficina a cargo bajaron a la mitad (de 32 a 16 días), no se les da un “adecuado tratamiento” que permita asegurar una gestión eficiente. Faltan criterios de priorización, hay fallas de coordinación entre la dirección y la oficina, y la escasez de funcionarios en tareas operativas llevan a que el encargado relegue la supervisión, priorización y organización del trabajo. Al 13 de julio de 2017 había 27 expedientes que aún no habían sido analizados en cuanto a su prioridad, con una antigüedad de hasta 38 días. De hecho, no existía un registro que permitiera conocer la totalidad de los asuntos y el orden cronológico de su recepción.
Además, otras reparticiones del MGAP también redactan proyectos de resoluciones que luego remiten a la Oficina de Disposiciones y Proyectos para su revisión, lo que duplica tareas y enlentece el proceso.
El organismo no presentó descargos ni un plan de acción para la implementación de las recomendaciones que se le hicieron.
Compras del MEC.
El desorden parece grande en torno al proceso de compras de bienes y servicios que hace un departamento de la Dirección General de Secretaría del Ministerio de Educación y Cultura (MEC), se desprende de la auditoría que abarcó todo 2015 y el primer semestre de 2016.
“El proceso de compras implementado no permite asegurar el uso eficiente de los recursos financieros ni si las adquisiciones contribuyen al cumplimiento de los objetivos organizacionales”, sentencia la AIN. Y, como principales constataciones, menciona la falta de sistematización de tareas: la ausencia de un plan anual que priorice las compras en función a las necesidades y créditos disponibles, a la vez que no se realizan evaluaciones del resultado y utilidad del bien o servicio adquirido. Asimismo, se realizaron compras directas, habiendo licitaciones adjudicadas vigentes, o fraccionamientos de compras, adquisiciones que superan las necesidades en detrimento de otras que no pudieron culminarse por falta de disponibilidad de crédito.
Las recomendaciones apuntaron a cuestiones básicas, como que el MEC haga un relevamiento de las necesidades anuales, que estime los recursos que precisará, que formule un plan de compras alineado a los objetivos estratégicos, que defina criterios para priorizar las adquisiciones, que ponga a gente idónea en la definición de las cantidades, calidades y especificaciones de los requerimientos del bien o servicio a adquirir, entre otras. El organismo presentó acciones a implementar.
Registros.
En la Dirección General de Registros del MEC hubo cambios en algunos de los procedimientos referidos al cumplimiento de los plazos de depósitos de la recaudación (e-timbre, convenios, empresa al día y exoneraciones asociadas), aunque no se adoptaron acciones sustanciales en el área de tecnología de la información que mitiguen los riesgos de seguridad relativos a los sistemas, constató una auditoría de seguimiento que abarcó hasta mayo de 2017.
No se presentaron descargos ni un plan de acción.
Vivienda.
Entre el segundo semestre de 2015 y el primero de 2016 la Dirección Nacional de Vivienda (Dinavi) transfirió por convenio $ 2.607 millones a las intendencias y al Ministerio de Defensa Nacional para brindar soluciones habitacionales o canastas de materiales a la población que cumpla determinados requisitos. Allí la AIN detectó que los controles “no brindan seguridad razonable” de que el dinero haya sido utilizado para los fines definidos y se destinen a la población objetivo.
Los problemas son múltiples. Los convenios son formulados sin los requisitos mínimos que permitan controlar que se ejecuten en tiempo y forma. Las deficiencias en la identificación de los beneficiarios provoca falta de integridad en la base de datos (de los 52 convenios con las intendencias en 2016 habían ingresado solo el 19% en el sistema de Dinavi). Faltaba documentación que permitiera demostrar la entrega de las viviendas. Los controles eran ineficaces para asegurar que las partidas liberadas se correspondían con el avance de obra y se destinaban al objeto del convenio, lo que se pudo comprobar en viviendas en Lavalleja. Y a fin de agosto de 2016, de las 64 rendiciones a presentar por las intendencias y Defensa, 24 —que representaban 35% del total de los fondos a rendir ($ 183,4 millones)— se encontraban atrasadas (66 días en promedio).
La Dinavi presentó un plan de acción.
Crece contigo.
Para la AIN, Uruguay Crece Contigo logra eficazmente la captación de beneficiarios, pero no es posible asegurar que alcance a toda la población objetivo, dado que no se contaba con información de la totalidad de los hogares que cumplen con los factores críticos de riesgos definidos en este programa (embarazadas y niños menores de 4 años que viven en hogares de alta vulnerabilidad social). Tampoco había información suficiente para evaluar adecuadamente el acompañamiento que hace de las familias.
Sus autoridades presentaron un plan de acción para corregir los problemas detectados y designaron responsables para llevarlo adelante.
Pereira Rossell.
La AIN inspeccionó los controles sobre los fondos para reacondicionamiento de azoteas, fachadas y reparación y pintura en el Hospital Pereira Rossell transferidos en todo 2016 a una comisión honoraria desconcentrada de ASSE. Detectó “debilidades” que podían impactar en la calidad y en el tiempo de ejecución de la obra, así como “apartamientos normativos”, como el pago con cheques no cruzados que viola la ley de “inclusión financiera”.
El organismo propuso acciones correctivas que, para la AIN, no llegan a ser un plan.
?? “Carencias” en la gestión de dinero del Inefop que va al PIT-CNT y cámaras
?? “El Guardián”
?? Avance incierto de una obra vial con fondos del Mercosur
