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El Ministerio de Desarrollo Social (Mides) empezó a avanzar en proyectos de inteligencia artificial (IA) y automatización para reducir tareas manuales, agilizar controles y ordenar sistemas administrativos que hoy funcionan en papel o con procesos lentos.
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El crecimiento del organismo en los últimos años dejó una estructura administrativa sobrecargada y con sistemas “extremadamente manuales”, según explicó a Búsqueda Ximena Muñiz, directora de la Secretaría General del ministerio.
“Cuando nosotros entramos acá, uno de los hallazgos fue no solamente la falta de recursos humanos, sino la falta de herramientas tecnológicas que pudieran soportar el crecimiento demencial del ministerio”, señaló la jerarca.
El crecimiento al que alude disparó la carga administrativa en los últimos años. Mencionó, como parte de ese fenómeno, el aumento de personas atendidas por programas de calle y refugios. “En 2016 había 1.600 personas en la intemperie y hoy estamos hablando de 13.700 personas en distintos programas”, dijo. Eso repercutió directamente en los controles sobre organizaciones sociales, cooperativas y proveedores.
La directora dijo que el ministerio redistribuyó recursos hacia el área de tecnología de la información para mejorar los sistemas internos y acelerar cambios administrativos. “Pongo más recursos acá para poder generar más soporte”, afirmó.
Uno de los principales proyectos está vinculado al Sistema Integrado de Rendición de Cuentas. El objetivo es automatizar buena parte de las tareas que hoy hacen funcionarios y auditores de forma manual. Según Muñiz, el ministerio ya implementó mejoras básicas, como la carga masiva de planillas y documentos, para evitar que las organizaciones sociales tengan que subir “factura por factura”.
“Todo lo que las organizaciones nos dijeron que eran cosas muy sencillas de realizar, se hicieron”, afirmó. Entre esos cambios mencionó la posibilidad de cargar planillas Excel y automatizar parte de los controles sobre la documentación presentada.
Mides
Sede del Mides en la avenida 18 de Julio en Montevideo.
Javier Calvelo/ adhocFOTOS
IA para profundizar controles
Ahora el siguiente paso apunta al uso de IA. El ministerio trabaja junto con el Ministerio de Economía y la empresa OpenSUR en un nuevo sistema para automatizar controles y analizar documentación vinculada a convenios y rendiciones de cuentas. Según explicó Muñiz, el objetivo es detectar irregularidades y evaluar si los gastos coinciden con los fines previstos en cada programa.
El nuevo sistema todavía está en etapa de desarrollo. El proyecto ya fue diseñado y esperan que quede operativo durante este año. “Hoy hay controles exhaustivos manuales de la documentación. Lo que podés cumplir con eso es el control formal, nada más. No estás dándote cuenta de la pertinencia del gasto”, aseguró Muñiz a Búsqueda.
La jerarca puso ejemplos concretos. “El Mides debe controlar que organizaciones y empresas cumplan con salarios, aportes al BPS, horas trabajadas y distintas obligaciones legales. Esa tarea ocupa gran parte del tiempo de auditoría. Te insume más o menos el 80% del costo de los convenios”, señaló.
Con IA, el ministerio pretende pasar de revisar papeles a analizar cómo se usan los recursos. “Queremos ir a lo sustantivo”, sostuvo Muñiz. La idea es que los sistemas puedan revisar automáticamente documentación, facturas y comprobantes para detectar si el dinero se destina a alimentación, refugios, cuidados o los fines previstos en cada programa social. “La IA permite ver cuáles son los patrones de irregularidades”, afirmó.
Mides-Personal
Mauricio Zina / adhocFOTOS
Del papel a los archivos digitales
Según Muñiz, la incorporación de estas herramientas busca agilizar tareas administrativas y cambiar parte del trabajo que hoy se hace de forma manual. “Lo veo como una profesionalización y agilización de trámites y procedimientos administrativos, no como una pérdida de puestos de trabajo”, dijo.
La directora también contó que el Mides empezó a digitalizar procesos internos, como el archivo de resoluciones ministeriales. “Cuando llegué estaban todas puestas en biblioratos. Si vos pedías una resolución del año pasado, había que ir expediente por expediente”, recordó.
Ahora el ministerio trabaja en digitalizar documentos y usa herramientas de IA para rastrear resoluciones y encontrar información dentro de archivos PDF. “Tenés un sistema que lee el PDF de la resolución cuando la firmás y una IA que te ayuda a encontrar los datos que querés buscar”, explicó Muñiz. Según dijo, eso permite “ver qué se falló en este momento, qué resolución se tomó, cuál fue la decisión” y también mejora la “transparencia” al “tener todo consolidado en un lugar”.
Para la directora, la apuesta tecnológica puede cambiar el funcionamiento interno del Mides en los próximos años. “Lo que se está planteando es revolucionario acá. Nunca se vio desde el punto de vista de la tecnología”, sostuvo.
